Datenschutzerklärung

Verantwortliche Stelle

Edelverse GmbH, Am Mattenhof 2a, 6010 Kriens, Schweiz · info@mailmigo.ch. An diese Adresse können Sie auch Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten richten.

Welche Daten wir bearbeiten

Wenn Sie eine Mail an check@mailmigo.ch weiterleiten, bearbeiten wir Ihre Absenderadresse, die übermittelten Kopfzeilen, den Nachrichtentext, Links, vorhandene Anhänge und darin technisch extrahierbare Texte, soweit für die Prüfung möglich. Wir erfassen ausserdem technische Verbindungsdaten wie die beobachtete SMTP-IP, Zeitpunkte, Status, Prüf-ID, Hashwerte und die erstellte Einschätzung. Auch eine Antwort oder eine Anfrage an info@mailmigo.ch enthält Ihre Korrespondenzdaten.

Wir nutzen diese Daten, um die Mail zu prüfen, eine Antwort zu senden, Missbrauch und Überlastung zu begrenzen, Fehler nachzuvollziehen und Anfragen zu beantworten. Aus weitergeleiteten E-Mails können auch Daten anderer Personen stammen.

Dienstleister und Auslandbearbeitung

Unsere Empfangs- und Scoring-Server laufen bei nine in der Schweiz. Hoststar betreut Domain/DNS und die E-Mail-Postfächer sowie den Versand der Antwort. Für die KI-Bewertung übermitteln wir normalisierte Mailinhalte an Microsoft Azure; dazu können Mailtext, Metadaten, Links und begrenzt extrahierter Anhangtext gehören. Die Original-Maildatei wird nicht als Datei an Azure hochgeladen, doch sensible Inhalte können in den übertragenen Daten enthalten sein.

Wir nutzen derzeit Azure Global Standard. Deshalb kann Microsoft Inhalte auch ausserhalb der Schweiz bearbeiten. Microsoft erklärt, Eingaben und Ausgaben nicht ohne Erlaubnis für das Training grundlegender KI-Modelle zu verwenden; Verarbeitung und mögliche Aufbewahrung für Betrieb und Missbrauchsüberwachung richten sich nach den Azure-Vertrags- und Produkteinstellungen.

Für ergänzende Webrecherche werden reduzierte Suchanfragen aus Hauptdomains und allgemeinen Themen gebildet; vollständige Mailtexte, E-Mail-Adressen und persönliche Link-Parameter werden dafür nicht als Suchbegriff gesendet. Die Websuche von Azure verwendet Bing. Für diese Suchanfragen gelten eigene Bedingungen; sie können die geografische Verarbeitungsgrenze verlassen. Ein Suchtreffer belegt für sich genommen nicht die Echtheit einer Mail.

Speicherung und Löschung

Postfix hält die eingehende Original-Mail bis zur bestätigten Übergabe in seiner Transportwarteschlange; bei Störungen gelten dessen Warteschlangenregeln. Der verschlüsselte lokale Prüfauftrag wird nach gespeichertem Ergebnis entfernt, sonst standardmässig nach 24 Stunden plus nächstem Bereinigungslauf. Das verschlüsselte Ergebnis wird nach bestätigter Antwort gelöscht, sonst ebenfalls nach Ablauf der Auftragsfrist und Bereinigung. Pseudonyme Audit-Daten ohne Mailtext werden standardmässig nach sieben Tagen gelöscht. Eine produktive Konten- und Zahlungsdatenbank ist noch nicht angeschlossen.

Personenbezogene Scan-Metadaten in unserer Datenbank und unsere eigenen Anwendungs-, Mailserver- und Zugriffslogs bewahren wir höchstens 180 Tage auf. Daten ohne weiteren Zweck löschen wir früher. Betreffdaten löschen wir nach 30 Tagen und Scanverläufe nach 90 Tagen. Die Frist für unsere Logs gilt ab dem jeweiligen Logereignis. Für Backups und Daten bei Dienstleistern gelten die nachfolgend beschriebenen getrennten Regeln.

Kontodaten bleiben während eines aktiven Abos nötig. Rechnungen, Zahlungs- und Buchungsbelege bewahren wir getrennt vom Scanverlauf nach den gesetzlichen Pflichten auf, in der Schweiz grundsätzlich zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Antworten in Postfächern, Aufbewahrung bei Dienstleistern und Backups folgen eigenen Regeln. Eine lokale Löschung überschreibt Datenträger nicht sofort physisch.

Website und Ihre Rechte

Die Website läuft als deploio-App bei nine in der Schweiz und setzt selbst keine Analyse- oder Marketing-Cookies. Bezahldaten werden noch nicht verarbeitet, weil Plus nicht buchbar ist. Wenn Zahlungen starten, erhalten Zahlungsdienstleister nur die für Bestellung und Abrechnung erforderlichen Angaben; Kartendaten sollen nicht bei MailMigo gespeichert werden.

Sie können Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Personendaten verlangen, soweit gesetzliche Pflichten und berechtigte Aufbewahrungsgründe nicht entgegenstehen. Schreiben Sie dazu an info@mailmigo.ch. Sie können sich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten wenden.